La digitalisation croissante des processus et des transactions commerciales a conduit à l’essor de la facturation électronique. Cette dernière est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, tant du point de vue organisationnel que réglementaire. Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les règles de conservation des factures électroniques, afin d’éviter tout litige ou sanction en cas de contrôle fiscal.
Qu’est-ce qu’une facture électronique et pourquoi est-elle importante ?
Une facture électronique est un document dématérialisé qui atteste d’une transaction commerciale entre un fournisseur et un client. Elle doit contenir toutes les informations requises par la législation en vigueur, telles que la date d’émission, les coordonnées des parties, la description des produits ou services fournis et le montant total à payer.
L’utilisation de la facturation électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises, tels que la réduction des coûts d’impression et d’envoi, la simplification du suivi comptable et le respect de l’environnement. De plus, elle permet de lutter contre la fraude fiscale et la TVA, grâce à une traçabilité accrue des transactions.
Les obligations légales en matière de conservation des factures électroniques
Conserver les factures électroniques est une obligation légale pour toutes les entreprises soumises à la TVA. Les règles de conservation varient selon les pays, mais elles ont pour objectif commun de garantir l’intégrité, la fiabilité et la disponibilité des données en cas de contrôle fiscal.
En France, par exemple, le Code général des impôts prévoit que les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée minimale de 6 ans à compter de leur émission. Cette période peut être prolongée en cas de litige ou de demande d’information de l’administration fiscale. Il est également possible de conserver les factures sous format papier, à condition qu’elles soient imprimées et classées selon un ordre chronologique ou alphabétique.
D’autres pays, comme la Belgique ou l’Espagne, imposent des délais de conservation plus longs, pouvant aller jusqu’à 10 ans. Il est donc essentiel de se renseigner sur les obligations légales en vigueur dans chaque pays où votre entreprise opère.
Les bonnes pratiques pour conserver vos factures électroniques
Pour assurer une conservation optimale de vos factures électroniques, il est recommandé de suivre certaines bonnes pratiques :
- Choisir un système d’archivage sécurisé : optez pour une solution d’archivage électronique qui garantit la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des données. Vous pouvez recourir à un prestataire spécialisé ou à des logiciels internes adaptés.
- Mettre en place une politique de sauvegarde : effectuez régulièrement des sauvegardes de vos factures électroniques sur différents supports (disques durs externes, serveurs dédiés, cloud) et dans des lieux géographiquement distincts, afin de prévenir tout risque de perte ou de détérioration.
- Organiser et indexer les factures : classez vos factures électroniques selon un système d’organisation cohérent (par date, par fournisseur, par type de produit ou service) et attribuez-leur des mots-clés ou des codes pour faciliter leur recherche en cas de besoin.
- Former et sensibiliser vos collaborateurs : informez vos employés sur les enjeux et les règles de conservation des factures électroniques, afin qu’ils adoptent les bonnes pratiques et respectent les obligations légales.
Les risques encourus en cas de non-respect des règles de conservation
Le non-respect des règles de conservation des factures électroniques peut exposer votre entreprise à divers risques :
- Sanctions fiscales : en cas de contrôle fiscal, l’absence ou la mauvaise conservation des factures électroniques peut entraîner des redressements et des pénalités financières. Les amendes varient selon la gravité du manquement et le pays concerné.
- Troubles commerciaux : si vous ne pouvez pas produire une facture électronique en cas de litige avec un client ou un fournisseur, vous pourriez être désavantagé lors d’une procédure judiciaire ou d’un règlement à l’amiable.
- Atteinte à la réputation : une mauvaise gestion de vos factures électroniques peut nuire à l’image de votre entreprise et à la confiance de vos partenaires commerciaux, notamment si vous êtes confronté à des problèmes d’ordre fiscal ou légal.
En conclusion, il est essentiel pour les entreprises de maîtriser les règles de conservation des factures électroniques afin d’éviter tout litige ou sanction en cas de contrôle fiscal. Cela passe par la mise en place d’un système d’archivage sécurisé, la formation des collaborateurs et le respect des obligations légales en vigueur dans chaque pays.