La protection des données personnelles est devenue un enjeu majeur pour les entreprises et les organisations du monde entier. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un texte législatif européen qui s’applique à toutes les entreprises traitant des données personnelles de citoyens de l’Union Européenne. Cet article vous permettra de mieux comprendre les tenants et aboutissants du RGPD, ainsi que d’envisager les actions concrètes pour vous mettre en conformité avec ce règlement.
Contexte et objectifs du RGPD
Adopté en avril 2016, le Règlement Général sur la Protection des Données a pour principal objectif d’harmoniser les législations nationales en matière de protection des données personnelles au sein de l’Union Européenne. Il remplace la Directive 95/46/CE, qui était jusqu’alors en vigueur dans chaque État membre.
Ce texte vise à renforcer le contrôle des individus sur leurs données personnelles, tout en simplifiant les démarches administratives pour les entreprises et organisations traitant ces données. Les principaux objectifs du RGPD sont :
- Assurer la protection des données personnelles dans un contexte de multiplication des échanges numériques
- Renforcer la confiance entre les citoyens européens et les acteurs économiques
- Faciliter la coopération entre les autorités nationales chargées de la protection des données
- Garantir une concurrence équilibrée entre les entreprises européennes et internationales
Les grands principes du RGPD
Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux en matière de protection des données personnelles :
- La licéité, loyauté et transparence du traitement: les données doivent être collectées et traitées de manière licite, loyale et transparente pour l’individu concerné.
- La limitation des finalités: les données ne peuvent être collectées que pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes, et ne peuvent pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
- L’exactitude des données: les données personnelles doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour. Les responsables du traitement doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour supprimer ou rectifier rapidement les données inexactes.
- La minimisation des données: les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’économie de temps dans la conservation: les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’intégrité et la confidentialité du traitement: les responsables du traitement doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données personnelles.
- La responsabilité: les responsables du traitement doivent être en mesure de démontrer leur conformité avec les principes énoncés ci-dessus.
Les droits des personnes concernées par le RGPD
Le RGPD renforce et précise les droits des personnes dont les données personnelles sont traitées. Parmi ces droits, on peut citer :
- Le droit d’accès: toute personne a le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que ses données sont ou ne sont pas traitées, ainsi que des informations précises sur ces traitements (finalités, catégories de données, destinataires, durée de conservation, etc.).
- Le droit de rectification: toute personne peut demander la rectification de ses données personnelles qui seraient inexactes ou incomplètes.
- Le droit à l’effacement («droit à l’oubli»): dans certains cas prévus par le RGPD, une personne peut exiger l’effacement de ses données personnelles par le responsable du traitement.
- Le droit à la limitation du traitement: une personne peut obtenir la limitation du traitement de ses données dans certaines conditions (contestation de l’exactitude des données, caractère illicite du traitement, etc.).
- Le droit à la portabilité des données: une personne peut récupérer les données qu’elle a fournies au responsable du traitement et les transmettre à un autre responsable sans entrave.
- Le droit d’opposition: toute personne a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement de ses données personnelles.
Les obligations des responsables du traitement et des sous-traitants
Le RGPD impose aux responsables du traitement et aux sous-traitants un certain nombre d’obligations destinées à garantir la protection des données personnelles :
- Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité des données, en tenant compte de l’état de l’art, des coûts de mise en œuvre et des risques présentés par le traitement.
- Désigner un délégué à la protection des données (DPO), dans certains cas précisés par le RGPD (organismes publics, traitements à grande échelle, etc.). Le DPO est chargé de veiller à la conformité du traitement avec le règlement et d’informer les responsables du traitement et les employés sur leurs obligations.
- Réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) pour les traitements présentant un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. Cette analyse doit permettre d’évaluer l’origine, la nature, la gravité et la probabilité de ces risques.
- Notifier les violations de données personnelles à l’autorité compétente (en France, la CNIL) dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Les personnes concernées doivent également être informées si la violation présente un risque élevé pour leurs droits et libertés.
- Tenir un registre des traitements effectués sous leur responsabilité, décrivant notamment les finalités, les catégories de données et de destinataires, ainsi que les mesures de sécurité mises en place.
Les sanctions prévues par le RGPD
Le RGPD prévoit des sanctions administratives en cas de non-respect des obligations du règlement. Les amendes peuvent aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires mondial annuel, selon le montant le plus élevé. Les autorités nationales de protection des données (en France, la CNIL) sont chargées de veiller au respect du règlement et d’infliger les sanctions en cas de manquement.
Conseils pour se mettre en conformité avec le RGPD
Pour vous assurer que votre entreprise est en conformité avec le RGPD, voici quelques conseils à suivre :
- Sensibilisez vos collaborateurs aux enjeux liés à la protection des données personnelles et aux obligations du RGPD.
- Mettez à jour vos mentions légales sur votre site internet pour informer les visiteurs sur l’utilisation de leurs données personnelles.
- Réalisez un audit de vos traitements de données personnelles pour vérifier leur conformité avec le règlement et identifier les actions à mettre en place.
- Définissez une politique de gestion des données personnelles dans votre entreprise, incluant la collecte, le stockage, l’utilisation et la suppression des données.
- Mettez en place des procédures internes pour répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, etc.).
- Vérifiez les contrats avec vos sous-traitants pour vous assurer qu’ils respectent également le RGPD.
- Suivez l’évolution de la jurisprudence et des recommandations des autorités nationales de protection des données pour adapter vos pratiques en cas de besoin.
En suivant ces conseils et en prenant les mesures nécessaires pour vous mettre en conformité avec le RGPD, vous contribuerez à renforcer la confiance entre votre entreprise et vos clients, tout en diminuant les risques juridiques liés au traitement des données personnelles.